Quante volte ci siamo trovati ad affrontare problematiche complesse?
Quante volte abbiamo provato quella sensazione di non sapere da dove cominciare per cercare una soluzione?
Quante volte ci siamo sentiti sopraffatti, quasi schiacciati, dall’ampiezza del problema che dovevamo affrontare?
Tentare di risolvere problematiche complesse è una situazione in cui prima o poi ci troviamo tutti, anche e soprattutto nel business.
Ma c’è un modo, una strada per affrontarli?
Possiamo utilizzare un metodo o un sistema che ci permetta di sentirci meno oppressi perché, come Teseo nel Labirinto, abbiamo almeno un filo a cui aggrapparci per trovare l’uscita?
Soprattutto, esiste un metodo che, oltre ad essere in qualche modo sempre applicabile, sia anche di facile comprensione e non troppo astratto?
Problemi quali quelli strategici, caratteristici del mondo imprenditoriale e professionale (ma non solo), hanno bisogno di essere affrontati in modo articolato. Lo possiamo fare solamente se eleviamo il nostro modo di pensare e adottiamo un metodo di analisi efficace.
Un approccio molto interessante per affrontare problematiche complesse è il Metodo Cartesiano.
Questo metodo si basa su quattro regole fondamentali:
- non accettare nulla per vero se non ne hai le evidenze specifiche (Dubbio);
- dividi il problema in sotto problemi di più facile soluzione (Semplificazione);
- inizia a risolvere le cose più semplici per poi passare a quelle più complesse (Focalizzazione);
- nelle tue enumerazioni non omettere nulla (Completezza).
C’era una volta, quattrocento anni fa…
Nel 1637 Renato Cartesio (René Descartes, 1596 – 1650) pubblica il suo “Discorso sul Metodo per un retto uso della propria ragione e per la ricerca della verità nelle scienze“.
Nel saggio Cartesio ci racconta che, dopo lunghi anni di studio di numerose discipline, ancora non aveva trovato la soddisfazione nella conoscenza fin lì raggiunta. Si rese conto, dice, che moltissime cose da lui studiate nelle prestigiose scuole frequentate, in realtà poggiavano su basi traballanti se non a volte completamente fallaci.
In un periodo di riflessione Cartesio elaborò così un metodo che gli avrebbe permesso di (ri)fondare tutta la sua conoscenza sulla ragione e sull’oggettività. Senza scendere in profonde considerazioni filosofiche che lascio a chi è molto più esperto di me, Cartesio definì, partendo dal celebre “cogito ergo sum“, un metodo di indagine che fu alla base della rivoluzione del pensiero occidentale e della nascita del pensiero razionale moderno.
Da allora questo metodo ha permesso all’uomo di affrontare e comprendere problematiche estremamente complesse, non solo scientifiche e matematiche, ma anche filosofiche.
Per la sua universalità le più importanti società di consulenza hanno adottato il Metodo Cartesiano per poter affrontare problematiche complesse caratteristiche delle piccole e grandi aziende di oggi.
Vediamo come procedere passo passo.
Definire il problema
Il primo passo da fare quando si tenta di risolvere un problema complesso è quello di definire bene e completamente il problema che si sta affrontando.
Sembra che Albert Einstein abbia affermato che:
“se io avessi solamente un’ora per risolvere un problema allora impiegherei 55 minuti per definirlo e 5 minuti per risolverlo“.
Più la definizione è specifica e precisa e maggiore saranno le possibilità che abbiamo per risolverlo o, per lo meno, di affrontarlo con consapevolezza.
Se sei un imprenditore o un manager ti trovi spesso ad affrontare moltissimi problemi complessi relativi alla gestione della tua azienda.
Alcuni sono apparentante semplici, ma in realtà nascondono delle complessità importanti.
Per esempio supponiamo che dobbiamo affrontare il seguente
PROBLEMA: “Come scelgo, tra i tanti prodotti che esistono in commercio, il migliore software per la gestione della contabilità?”
Apparentemente sembra di facile soluzione, ma non lo è.
Scegliere uno strumento che sarà fondamentale per il tuo controllo di gestione e per la definizione delle tue strategie richiede una serie di considerazioni che non possono solamente basarsi sul prezzo.
Un’errata valutazione potrebbe influenzare l’impegno delle tue risorse umane nella formazione e nell’utilizzo del software Ma anche la capacità che avrai di monitorare le attività dell’azienda secondo i parametri che riteni rappresentativi. Una scelta affrettata potrebbe ripercuotersi sulla tua futura capacità di esaminare e compiere scelte strategiche.
E’ in questi casi che ci viene in aiuto Cartesio con le sue quattro regole.
REGOLA N1: Non accettare mai nulla per vero se non hai evidenze specifiche (Dubbio)
Questa regola, tralasciando gli aspetti filosofici o religiosi che esulano dal presente articolo, ti aiuta a non cadere vittima di risolvere il problema “di getto”: per quanto sia forte la tentazione in molti di noi, non dovresti mai saltare alle conclusioni!
Il premio Nobel in economia Daniel Kahneman nel suo libro Thinking Fast and Slow, ci illustra due modi che ha il nostro cervello per affrontare i problemi:
- il Sistema 1 che è veloce, emozionale, stereotipato ed inconscio;
- il Sistema 2 che invece è lento, logico e cosciente;
Tutti noi siamo tentati di affrontare i problemi con scelte “d’istinto”, fatte sul momento. E’ questo il dominio del Sistema 1.
Purtroppo però per la maggior parte dei comuni esseri umani (lasciamo per un momento da parte i geni, categoria a cui molti di noi tra cui sicuramente lo scrivente purtroppo non appartengono) questo NON è il modo migliore.
Pensare attraverso il Sistema 1 è facile perché comporta un basso uso di energia e al contempo permette una rapida capacità di decidere in situazioni del tipo “attacca o fuggi”, è una specie di sistema difensivo quasi inconscio, E’ adatto nelle situazioni di emergenza, dove è imperativo il tempismo e le scelte sono semplici.
Il Pensiero del Sistema 2 invece è più lento, richiede molta più energia e quindi è più faticoso da applicare. Ma è forse la nostra arma più grande come esseri umani per risolvere i problemi complessi. Ed è proprio questo che in qualche modo ci indica la Prima Regola: non saltare subito alle conclusioni.
Occorre quindi una meditazione profonda per affrontare il problema e trovare una soluzione “ragionata”. Chi ragiona di getto è destinato a compiere scelte sbagliate.
REGOLA N2: Dividi il problema in più sotto problemi di facile soluzione (Semplificazione)
Sembra proprio il caso di utilizzare la famosa frase “divide et impera”, concetto con cui gli Antichi Romani dominavano le loro conquiste. Ridurre il problema in parti più piccole ti permette di circoscrivere le singole difficoltà e trovare una soluzione coerente con il problema generale per ogni singolo aspetto.
Nel caso della scelta del software di contabilità che abbiamo visto all’inizio potremmo dividere il problema in molteplici porzioni possibilmente attraverso delle domande:
- ha le funzioni che mi occorrono oggi ma anche tra cinque anni?
- che tipo di formazione devo prevedere per le mie risorse?
- comunica con il commercialista?
- la software house è una realtà affermata che non rischia di scomparire da qui a pochi anni?
- quanto costa?
- mi produce i rapporti di gestione che mi occorrono?
- come sono conservati i dati?
- permette la fatturazione elettronica integrata
- e così via…
Come puoi vedere siamo ancora nella fase di DEFINIZIONE della questione. Come sosteneva Einstein è proprio a questa che dovresti dedicare il maggior tempo.
Una volta che hai definito i tuoi “sotto-problemi” finalmente potrai passare a risolverli utilizzando le regole successive.
REGOLA N3: Inizia a risolvere le cose più semplici per poi passare a quelle più complesse (Focalizzazione)
Qui la parola chiave è FOCALIZZAZIONE. Iniziamo a concentrarci sugli aspetti che sono di più facile soluzione lasciandoci per ultimo quelli più difficili o per cui non riusciamo a prendere una decisione o ad inquadrare la soluzione.
Sembra banale ma aver creato una base solida su cui hai già fatto le tue considerazioni ti permette una “libertà” mentale maggiore, ti consente di incanalare le nostre risorse intellettive in modo più focalizzato.
Nel nostro caso, il software di contabilità, potremmo partire rispondendo alle domande di più semplice soluzione quali: come sono conservati i dati, se ha la fatturazione elettronica integrata, il prezzo, e così via.
Poi passiamo a quelle più complesse, sapendo però già di aver risolto buona parte delle altre.
Affrontiamo quindi gli aspetti legati alla formazione delle risorse, alla tipologia dei rapporti di cui abbiamo bisogno, e così via.
Alla fine probabilmente l’aspetto più difficile da risolvere potrebbe essere, nel nostro caso, quello di capire se lo stesso software sarà adeguato allo sviluppo dell’azienda nel futuro, ad esempio:
- gestisce il magazzino?
- la Distinta di Base?
- è in grado di seguire la contabilità di più unità di business?
- ha i centri di costo?
Avendo risolto gli altri aspetti possiamo concentrarci con maggiore libertà mentale e focalizzazione per capire gli aspetti salienti e trovare una risposta adeguata o comunque “ragionata”.
Non è detto che questa parte non possa essere suddivisa a sua volta in più sotto-problemi da risolvere con lo stesso metodo di cui sopra…
REGOLA N4: Nelle tue enumerazioni non omettere nulla (Completezza)
Sembra in realtà più facile a dirsi che a farsi. Molte volte ci rendiamo conto che “sappiamo di non sapere“. Di primo acchito, saremmo tentati a definire come banale questa quarta regola del nostro Cartesio.
In realtà se lo facessimo allora cadremmo vittima del Pensiero del Sistema 1:, saremmo cioè saltati alle conclusioni senza sforzarci troppo.
Un’analisi più approfondita (mettiamo in moto il Sistema 2!) ci mostra che questa regola è tutt’altro che banale. Infatti ti aiuta a non omettere nulla dalle tue considerazioni. Ti spinge ad esaminare criticamente tutti gli aspetti ed i relativi sotto-problemi. per capire se hai tralasciato qualcosa di importante.
Definiamo un perimetro: il problema. Poi lo suddividiamo in parti più piccole: i sotto problemi.
Infine ci accertiamo che il nostro insieme sia completo, che non abbiamo lasciato nulla di importante.
Nella scelta del nostro software, ad esempio, potremmo renderci conto di non aver considerato i seguenti aspetti:
- il programma funziona con il sistema operativo che abbiamo già sui nostri computer?
- è in grado di gestire i backup dei dati?
Come diceva il mio professore di Strategia Aziendale: se proprio non ti viene in mente nulla che ti è sfuggito allora aggiungi le parole: “Tutto il resto, altro“.
Almeno sarai sicuro di non dimenticarti che potrebbero sempre esserci aspetti della questione che non hai considerato: sai di non sapere!
In fondo un problema è complesso proprio perché non ne conosciamo tutti gli aspetti…
Da quando ho cominciato ad utilizzare il Metodo Cartesiano sono riuscito ad affrontare molto più serenamente problematiche a volte molto complesse anche in collaborazione con vari team di lavoro.
